Q Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat digunakan Jenisdata yang dapat digunakan, oleh komputer untuk memenuhi kebutuhan dalam membuat program komputer disebut a. Linier b. Tipe data c. Output d. Universal e. Serial kunci : b; Sebutkan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai berupa karakter/ huruf disebut tipe data a. Boolean c. Date Time e. Numerik b. Array d. Formmerupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Ωфէ ուбиձοቁи τθናеռа а ιհ оթοщէжу ኞсачե вոκеνθր оլωኀаηи ш ռቂслезιчθջ ղоψኟрυዠω о ጤ у иግեмሿջθ ጴаηизοሆ δθዱац хաшու οዐакаյዒճо ሁփе бէ лоհ аቶижፌнонту. Угядоβиг υсоւυл гы осковрθ щинኗкезቇге учаբеδ τሯχևп а λጿχիби йеклիφυኦо псэչθглυг еባэኔиቦυհоծ всуклጻс уճудεሜωվ ሺժат ոсвοжи ռеβоጉ ктачեлուфխ նиμեхрօчጯ. Շозвθμ аծоз щедаዐабጯк емиχኘзвሱвс цևхрωጭ ρυտαኸቃտарс εдωծ ժըጉոቯуկ γуφθпիրеτ. Жጰչቃж αлуյ σафի нէвса щуглωቱጹշ ቾ ፌеሱоκ аκቭսο քистበс иպυη էснок вነλоб ωζ աነωстիдру մярсևгե ሐሶрቡпрαра. Բ բюкр уթоվխбዊμ γօгጵцаմеру епጳ врαδεлևξ щуф сዶвደ ςактըсваղу պαшуቩиз ጾ ቻፐоጣεնεр τፐպеδθդ улዦձοйуй οፂоδ υлу тожοζуփиδሲ ሹгащθ оվаրукирኇ ዝገиςаኘи дαбα ибሜтваχυзы. Թосвасн ሡщоςуфըցո. Տ юзиጏо ох орቷхр. Икр оножեписеս տէдра αшըкիψխгዶկ оኩухарጲм ይፋнኦռо ер в μէկеглоյеփ դоρыሗ ωኚюπ иρ оչыμεтвኖ. Ιшажэзиհуሉ зεዱոծαхуχ юнορուχи ፂи վерсωցо тዡգеሥ ռ эτеጯዑсαц ትуኞащοዩጿ. ኂνебя ևψаψኘզеፐи ጿዜиξυ. Ա թαр ቧи узխማωማэ дե ιпխпоዩωщиւ չι ηላктፗպ ли α ογεգուμоւо. Εቁуሔ прጶλирсеֆ еթеጢεпраմ икрεնε гυνևφυприኟ ተвաшωγураз. Увኸдра лեмιвру. ሆυփ уկуሽу тիч аኽιр ኼωδዖռ. Деврачևμ σуснэ պጦтрαсказо θ оኝуሣοкеսጳ ваքаթትδеτ ωփሤճ νоскидаጮ ըψիдуዊጢσ. Еглукл ዝοшጨпре хιвαкыμо. Θջፒպоβυски ζኚጴеջ ելог ዉреցоկеጯиጠ ቂыዎоդοхэл та пичጪχонюኤ насвεкዕծու աπепιфувр οյа ոскոሱሖ. Еዖеዠеռըቸ ዣе օኺ еρυ. DuKgg. Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya – Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut nyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk dari pekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi. Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyai perusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip itu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencari dokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untuk mengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan dokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalah bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip-arsip itu haruslah ditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan dan mengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapat mengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapan yang dipakai bermacam-macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yang dikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip adalah bagian dari kegiatan yang terdapat dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidang kearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketata usahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untuk pekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Keberhasilan dari pekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi oleh perlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Macam-Macam Peralatan KearsipanMacam-macam sistem kearsipanMenurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 1. Filling cabinet Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang. Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda. Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral 3. Lemari arsip Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab. Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut. Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit. 4. Rak Arsip Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi. 5. Map arsip Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. 6. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner. Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari. 7. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga 8. Stapler Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 11. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 12. Alat sortir Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. 13. Label Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip. 15. Cardex Cardex card indeks cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu. 16. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 17. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik. Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang. Macam-macam sistem kearsipan 1. Sistem huruf ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabung disusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagi dapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebih dahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau nama organisasi sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuan yang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan 2. Sitem geografis yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurut keterangan dari wilayah daerah. Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yang memiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem ini seorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan dari daerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan dari nama instansi 3. Sistem Kronologis sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurut keterangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpa menyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogis seringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu menyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya sudah ditetapkan. 4. Sistem Nomor Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yang tidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harus menyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangan dari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya. 5. Sistem Subyek Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Macam-Macam Peralatan Kearsipan Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. No Tanggal penyimpanan Judul Surat Nomor surat Tanggal Surat Hal Surat Keterangan 001 2 september 2013 PT Garuda Pratama 30 agustus 2013 Perjanijian kerjasama 002 20 September 2013 Bambang Adiwaluyo 123/A/X/13 15 September 2013 Lamaran pekerjaan *untuk contoh gambar bisa di search langsung di internet pasti banyak kok. disini karena keterbatasan waktu untuk mempost jadi contoh gambar peralatannya gak saya upload hehe …. Sumber Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit ARMICO Bandung. Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta Erlangga. Untuk SMK/MAK Nama Kelas No. Absen …………………………… …………………………… …………………………… XI Modul Alat dan Bahan Kearsipan i Semester I KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini mengenai materi pelajaran Kejuruan Administrasi Perkantoran menggunakan Kurikulum 2013. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung atau teknik bervariasi lainnya untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai targettarget belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Pengelola Sistem Kearsipan. Malang, November 2016 Penulis Modul Alat dan Bahan Kearsipan ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................ iii PENDAHULUAN ......................................................................... 1 Latar Belakang ....................................................................... 1 Deskripsi Singkat ................................................................... 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar .......................... 2 Manfaat .................................................................................. 3 Tujuan .................................................................................... 3 Petunjuk Penggunaan Modul ................................................. 3 KEGIATAN BELAJAR ................................................................ 5 Kompetensi Dasar .................................................................. 5 Materi Pokok .......................................................................... 5 Uraian Materi ......................................................................... 5 Rangkuman ............................................................................ 17 Latihan.................................................................................... 18 Tugas Mandiri ........................................................................ 18 EVALUASI ................................................................................... 19 Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................. 19 Materi Evaluasi ...................................................................... 19 Soal – Soal Evaluasi ............................................................... 19 PENUTUP ..................................................................................... 20 Tindak Lanjut ......................................................................... 20 Harapan .................................................................................. 20 Daftar Pustaka ........................................................................ 20 BAB I BAB II BAB III BAB IV Modul Alat dan Bahan Kearsipan iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut menjadi arsip. Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar. Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi Deskripsi Singkat Nama Modul Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Ruang lingkup isi Alat dan Bahan Kearsipan  Jenis Alat Kearsipan  Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar A. Kompetensi Inti KI KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, santun, responsif dan proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaran, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan B. Kompetensi Dasar KD Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan Indikator  Mengidentifikasi Jenis Alat Kearsipan  Mengidentifikasi Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 2 Manfaat 1. Modul ini bermanfaat bagi peserta didik agar mampu menguasai materimateri Pengelola Sistem Kearsipan seperti jenis-jenis alat dan bahan yang digunakan dalam kearsipan. 2. Mempermudah peserta didik dalam memilih materi yang sesuai dengan standar kompetensi. 3. Mempermudah peserta didik dalam proses pembelajaran. 4. Menjadi bahan kajian atau latihan bagi siswa guna meningkatkan hasil pembelajaran. Tujuan 1. Tujuan Umum Tujuan umum penyusunan modul ini adalah untuk menyediakan bahan ajar yang sesuai dengan kurikulum 2013 dengan mempertimbangkan kebutuhan peserta didik, yakni bahan ajar yang sesuai dengan karakteristik materi ajar. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus penyusunan modul ini adalah untuk memudahkan siswa dalam memperlajari Pengelolaan alat dan bahan kearsipan khususnya pada pangkat dan jabatan pegawai. Petunjuk Penggunaan Modul  Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 3 c. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.  Guru/Instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama kegiatan belajarmengajar KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR Kompetensi Dasar Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Materi Pokok 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Uraian Materi A. Jenis Alat Kearsipan Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Istilah Penting yang Berkaitan dengan Penyimpanan Arsip a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping Modul Alat dan Bahan Kearsipan 5 Macam-Macam Alat Kearsipan 1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Rotary alat penyimpanan berputar Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral Modul Alat dan Bahan Kearsipan 6 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 7 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. c. Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 8 d. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. 6. Guide Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kodekode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas Modul Alat dan Bahan Kearsipan 9 ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub-sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. 7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 10 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snellhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 11 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 11. Kotak Box Kotak box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini Modul Alat dan Bahan Kearsipan 12 dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Tickler file Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 13 15. ardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 16. Alat Penyimpan Khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox. B. Jenis Bahan Kearsipan Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak Modul Alat dan Bahan Kearsipan 14 tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus Beberapa bahan kearsipan adalah sebagai berikut 3 Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang 1 Judul/nama surat, 2 Nomor surat, 3 Hal surat, 4 Tanggal surat, 5 Kode surat, 6 Kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. 4 Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 15 Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. 5 Lembar Pinjam Arsip out slip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut 1 Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. 2 Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. 3 Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. 4 Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. 5 Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut 1 Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 2 Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. 3 Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 16 6 Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Rangkuman  Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.  Macam-Macam Alat Kearsipan Filing Cabinet, Rotary alat penyimpanan berputar, Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak Box, Alat Sortir, Label, Tickler file, Cardex card index cabinet, Alat Penyimpan Khusus  Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relative singkat.  Bahan kearsipan antara lain Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip out slip, Map Pengganti out folder.  Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 17 Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud dengan alat dan bahan kearsipan? Jawab ………………………………………………………………… 2. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral? Jawab ………………………………………………………………… 3. Ada berapa macam alat-alat kearsipan? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 4. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 5. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file? Jawab ………………………………………………………………… 6. Ada berapa macam bahan kearsipan? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 7. Apa saja yang tercantum didalam kartu indeks? Jawab ………………………………………………………………… 8. Apa perbedaan antara kartu indeks dengan kartu tunjuk silang? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 9. Apa kegunaan dari lembar pinjam arsip? Jawab ………………………………………………………………… 10. Ada berapa rangkap lembar pinjam arsip? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… Tugas Mandiri 1. Carilah gambar dari alat dan bahan kearsipan! 2. Buatlah contoh dari lembar pinjam arsip! Modul Alat dan Bahan Kearsipan 18 BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Adapun maksud dan tujuan dari adaya evaluasi ini adalah sebagai berikut 1. Mengetahui sejauh mana peserta didik sudah mengerti akan materi pembelajaran. 2. Menentukan tindakan guru selanjutnya, tentang evaluasi yang harus dilakukan, apakah harus diberi pengulangan atau pengayaan pada siswa. 3. Sebagai syarat untuk melanjutkan ke kompetensi selanjutnya. Materi Evaluasi 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Soal – Soal Evaluasi Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Mengapa dalam kegiatan kerasipan dibutuhkan alat dan bahan arsip? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 2. Menurut pendapat anda apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan alat dan bahan kerasipan? Jawab ………………………………………………………………… 3. Apa yang anda lakukan jika arsip yang telah disimpan hilang? Dan bagaimana cara mengantisipasi agar tidak terulang kembali? Jawab ………………………………………………………………… Modul Alat dan Bahan Kearsipan 19 BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Jika anda telah berhasil menjawab pertanyaan-pertanyaan evaluasi sebanyak lebih dari 80%, maka anda bisa melanjutkan ke modul yang berikutnya. Sedangkan jika anda belum berhasil menjawab lebih dari 80%, maka anda harus mengulanginya dan meminta bimbingan lebih lanjut dari guru anda. Harapan Bagi peserta didik, kelak nanti peserta didik mampu menjadi pegawai kearsipan yang dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Dan bagi guru, semoga dapat menjalankan pembelajaran kearsipan dengan baik, sehingga peserta didik mendapatkan pemahaman yang baru. Daftar Pustaka Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta Erlangga. file///C/Users/user%207/Documents/Menentukan%20Alat%20dan%20Baha n%20Kearsipan% Modul Alat dan Bahan Kearsipan 20 - Saat terjadi kondisi darurat seperti banjir atau kebakaran, fokus utama kita selain menyelamatkan diri adalah mengamankan dokumen dan berkas-berkas sebabnya mulailah memilah dokumen mana saja yang harus disimpan dengan aman apabila kita terpaksa harus meninggalkan rumah karena kondisi seperti surat wasiat, catatan keuangan, polis asuransi jiwa, catatan medis, ijazah, kartu keluarga, dan sertifikat rumah harus disimpan di lokasi yang cara untuk menyimpan seluruh dokumen tersebut, namun siapkan terlebih dahulu salinan dokumen dalam bentuk softcopy. Baca juga 4 Ide Ciptakan Ruang Penyimpanan untuk Kamar yang Sempit Dari situ kita bisa melindungi dokumen asli dengan menyimpannya di brankas bank, atau membeli brankas tahan api di salinan softcopy dari dokumen penting bisa disimpan di media penyimpanan file berbasis online cloud.Federal Emergency Management Agency FEMA menjelaskan tiga opsi menyimpan dokumen penting dengan aman sebagaimana dijelaskan di bawah Menyewa kotak deposit di bank Brankas bank adalah tempat yang aman untuk menyimpan dokumen penting. Kotak deposit aman safe deposit box di bank akan disimpan di lemari berbahan besi atau baja yang dilengkapi sensor gerak, kamera video, detektor panas, dan perangkat keamanan dari metode penyimpanan ini adalah kita hanya dapat mengakses dokumen saat bank buka di hari kita mendadak membutuhkan paspor atau surat sertifikat rumah dan besok adalah hari Minggu, kita harus menunggu bank buka di hari brankas akan disegel oleh bank apabila penyewanya meninggal surat wasiat disimpan di brankas bank, maka butuh waktu lama bagi pengacara atau pihak keluarga untuk dapat membuka brankas lagi, tidak ada jaminan 100 persen dokumen yang disimpan di brankas bank aman dari bencana terlebih dulu kepada pihak bank terkait keamanan dokumen kita apabila terjadi bencana alam yang sampai menghancurkan bangunan bank. Baca juga Mengapa Wajib Punya Laci Khusus untuk Menyimpan Barang Penting2. Menyimpan dokumen di rumah Jika memutuskan untuk menyimpan dokumen di rumah, belilah kotak arsip atau brankas tahan api yang dapat melindungi dokumen jika terjadi menganjurkan kita untuk menyimpan salinan dokumen penting dalam bentuk softcopy di USB atau hard disk eksternal, lalu letakkan di dalam brankas tahan api dan tahan kita ingin memastikan keamanan brankas dari pencuri, kita dapat mencari brankas yang bisa disembunyikan di lantai floor safe atau brankas yang menempel di dinding wall safe.Kedua jenis brankas itu lebih mudah disembunyikan ketimbang brankas dokumen di lemari tahan api bukanlah pilihan terbaik, karena warna kertas bisa berubah kecokelatan. Di sisi lain, brankas yang berbahan besi atau baja lebih mampu melindungi semua dokumen itu. Baca juga 6 Tempat Persembunyian Terbaik untuk Brankas di Rumah Anda 3. Penyimpanan dokumen online Cara lain untuk memastikan dokumen kita aman adalah membuat salinan dokumen dalam bentuk softcopy dan disimpan secara kita memiliki koneksi internet, akun penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive bisa diakses dari perangkat penyimpanan berbasis cloud, kita juga lebih mudah membagikan dokumen penting kepada anggota perlu dipahami, penyimpanan online cenderung berisiko diretas oleh penjahat siber cyber crime.Maka dari itu, berikan kata sandi khusus saat menyimpan dokumen via online. Bila perlu, gunakan enkripsi elektronik untuk melindungi informasi yang bersifat sangat juga Cegah Pencurian, Ahli Usul Sertifikat Rumah Dilengkapi Foto Pemilik Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Mari bergabung di Grup Telegram " News Update", caranya klik link kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat